Os impactos da COVID-19 na realização de Assembleias Gerais e Reuniões de Sócios

Por Isadora Boroni Valério

Para grande parte dos empresários, o primeiro trimestre é comumente marcado pelo fechamento dos balanços da sociedade, publicação das demonstrações financeiras, convocação para as assembleias gerais ou reunião de sócios, planejamento, eleição de conselheiros e diretores, dentre outras atividades típicas do ritual que precede as deliberações das matérias elencadas no artigo 132 da Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/A) e no artigo 1.078 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil).

Em tempos de quarentena e redirecionamento de recursos para planos de contingenciamento por conta dos impactos econômicos gerados pela pandemia da COVID-19, muitos empresários têm se questionado sobre os riscos da não divulgação das demonstrações financeiras, convocação e realização das assembleias gerais.

Abaixo destacamos o que deve ser feito, em conformidade com a lei.

De maneira geral os sócios das sociedades anônimas e limitadas devem, nos quatros meses seguintes ao término do exercício social (normalmente coincidente ao calendário civil): (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votas as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores, quando for o caso.

O cenário atual, entretanto, não é favorável à realização de reuniões presenciais. Diante da decretação de estado de calamidade pública em vários estados e da necessidade de se respeitar o distanciamento social, as empresas podem optar por realizar as assembleias e reuniões com o auxílio de plataformas tecnológicas de comunicação que permitam aos sócios ouvirem, serem ouvidos, terem sua identidade confirmada, e que garantam a todos o exercício de seus direitos e obrigações.

Mesmo não havendo previsão estatutária ou contratual para a realização das assembleias em ambiente virtual, a Lei das S/A autoriza a sua realização fora da sede da companhia, quando há motivação. Diz o art. 124, § 2º: Salvo motivo de força maior, a assembleia-geral realizar-se-á no edifício onde a companhia tiver sede; quando houver de efetuar-se em outro, os anúncios indicarão com clareza o lugar da reunião, que em nenhum caso poderá realizar-se fora da localidade da sede.

No caso das companhias abertas o acionista pode participar e votar à distância em assembleia geral, nos termos da regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), ICVM 481. Os boletins de voto à distância utilizados pelas Companhias serão muito importantes na redução de pessoas fisicamente presentes na localidade da sede. As listas de presenças também podem ser preenchidas digitalmente e, em muitos casos, quando o número de acionistas é reduzido, a confirmação de identidade dos participantes pode ser feita por vídeo.

Tais medidas não eximem, entretanto, as Companhias de efetivamente realizarem a reunião, fazendo necessária a presença física dos membros da Mesa, auditores e assessores.

Por este motivo os últimos dias têm sido marcados por especulações em torno das manifestações da CVM no sentido de suspender as penalizações às companhias que não cumpram as obrigações legais, e em torno da edição de comandos legais que autorizem a prorrogação dos prazos legalmente previstos.

Enquanto tais expectativas não se concretizam, a realização das reuniões à distância pode inclusive contribuir para o comparecimento da maioria ou da totalidade dos sócios ou acionistas. Com a presença de 100% do capital social as empresas ficam dispensadas das formalidades de convocação, nos termos do art. 1.072, §2º do Código Civil e art. 124, §4º da Lei das S/A. Vale lembrar também que, no caso das sociedades limitadas, as reuniões ou assembleias tornam-se dispensáveis quanto todos os sócios decidirem a matéria que seria objeto delas por escrito (art. 1.072, §3º, CC).

Quando realizadas, ainda que por meio de plataformas eletrônicas, as atas lavradas podem ser assinadas digitalmente tanto pelos membros da Mesa como pelos acionistas, e os livros societários, quando físicos, podem ser postos à disposição para assinatura quanto o período de quarentena tiver sido encerrado. Nos casos em que a ata deve ser levada à registro na Junta Comercial do Estado da sede da Companhia, boa parte das entidades já exige que o arquivamento seja feito digitalmente. As Juntas Comerciais de São Paulo e dos estados da Região Sul, por exemplo, funcionam desta forma.

Em tempos de crise, as alterações nas prioridades das empresas ocorrem diariamente, principalmente quando o assunto é redirecionamento dos recursos financeiros à execução de projetos de redução de danos e que contribuam para a continuidade da atividade empresária. Sabe-se que os custos com as publicações costumam ser elevados e que essa tem sido uma preocupação de muitos empresários nesse momento.

No que diz respeito à realização das publicações, a Lei das S/A determina (art. 133) que os administradores comuniquem aos acionistas, até um mês antes da realização da assembleia, por anúncios publicados, a disponibilidade para consulta (i) do relatório da administração, (ii) da cópia das demonstrações financeiras, (iii) do parecer dos auditores independentes, se houver, (iv) do parecer do conselho fiscal, se houver, (v) e os demais documentos pertinentes.

Destes documentos, também é necessário publicar as demonstrações financeiras até 5 dias antes da realização da assembleia. Tal exigência não se aplica às companhias de capital fechado que tenham menos de 20 acionistas e patrimônio líquido de até dez milhões de reais.

Quais as consequências da não realização das assembleias ou reuniões de sócios até o final de abril, caso a empresa entenda que o cenário atual inviabiliza a sua ocorrência?

Não há de fato uma penalidade a ser cumprida para as Companhias de capital fechado e sociedades limitadas. Pode-se considerar a hipótese de um acionista convocar a assembleia, em conformidade com o art. 123, parágrafo único, alínea b, da Lei das S/A. Mas tal medida sequer poderia ser adotada de pronto. Os acionistas podem convocar a assembleia apenas quando os administradores a retardarem por mais de 60 dias.

Também há que se ter cautela com as obrigações assumidas em contratos de financiamento. Em muitos casos há covenants vinculados às entregas das Demonstrações Financeiras que podem resultar no vencimento antecipado da dívida. No que diz respeito ao mandato dos administradores, este se prorroga enquanto não houver nova eleição.

Por fim, cada caso deve ser analisado com cautela por administradores, acionistas e auditores, preservando a comunicação aberta com todos os stakeholders.

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