COVID 19 – Aspectos Societários III

Regras para a realização das reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais

Conforme já apontado em texto publicado no início deste mês, a Medida Provisória nº 931/2020 (“MP 931”) introduziu no ordenamento jurídico a autorização para a participação e votação à distância de acionistas, sócios e associados, em reuniões ou assembleias, no âmbito das sociedades anônimas, limitadas e cooperativas.

Em vista disso, enquanto coube à Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) regulamentar a realização das assembleias digitais nas Companhias de capital aberto, ao Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”) foi incumbida a tarefa de disciplinar a forma como as reuniões e assembleias aconteceriam na esfera das sociedades anônimas fechadas, sociedades limitadas e cooperativas.

Dessa forma, atendendo ao disposto na MP 931, entrou em vigor neste último dia 15 a Instrução Normativa nº 79/2020, editada pelo DREI, (“IN 79”), que dispõe sobre novas possibilidades – para além da forma presencial – de realização dos conclaves e os requisitos a serem observados para a sua regularidade.

De acordo com a IN 79, as reuniões e assembleias poderão ser realizadas semipresencialmente, quando os membros puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização da reunião ou assembleia, mas também à distância, mediante o envio de boletim de voto à distância e/ou comparecimento via meio eletrônico; ou digitalmente, quando só puderem participar e votar à distância, através do envio de boletim de voto à distância e/ou comparecimento remoto por meio eletrônico, caso em que a reunião ou assembleia, apesar de não realizada em local físico, será considerada como executada na sede da sociedade, nos termos do §3º, do art. 1º da IN 79.

Neste sentido, é importante ressaltar que, ainda que as reuniões ou assembleias possam ser realizadas nas formas acima, as previsões legais para o tipo societário e as regras constantes dos respectivos atos constitutivos, notadamente quanto à convocação, instalação e deliberação, permanecem obrigatórias e em nada alteradas.

Adicionalmente, aqueles que optarem pelas modalidades semipresenciais ou digitais deverão observar, em ambos os casos, as seguintes disposições da IN 79:

  • Anúncio de convocação:
    • Informar, em destaque, mesmo que resumidamente, a modalidade de realização da reunião ou assembleia, detalhando como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar à distância. Se tais informações forem divulgadas em resumo, deverá haver, ainda no anúncio, a indicação do endereço eletrônico onde estarão disponíveis de forma completa e segura;
    • Listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, ou seus eventuais representantes legais, sejam admitidos no conclave.
  • Admissão na reunião ou assembleia:
    • A sociedade poderá solicitar o envio prévio, através de protocolo eletrônico, dos documentos mencionados no anúncio de convocação, para a admissão no conclave;
    • Ainda que o acionista, sócio, associado ou eventual representante tenha deixado de enviar os documentos para a admissão, na forma acima, poderá dele participar desde que os apresente em até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.
  • Sistema e tecnologia acessíveis:
    • A sociedade deverá adotar sistema e tecnologia acessíveis para a participação e votação à distância, sem que seja responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática, da conexão à rede pelos participantes ou quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle;
    • O sistema eletrônico deverá garantir: segurança, confiabilidade e transparência no conclave; o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados; a preservação do direito de participação à distância dos membros durante a realização dos trabalhos; o exercício e o registro do direito de voto à distância; a possibilidade de visualização dos documentos apresentados durante o ato; a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados; a gravação integral da reunião ou assembleia; a participação de administradores, pessoas autorizadas e membros cuja participação seja obrigatória;
    • Nas cooperativas, o sistema eletrônico também deverá garantir a anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.
  • Processamento das informações: A sociedade poderá contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias, todavia, permanecendo responsável pelo cumprimento do disposto na IN 79.
  • Arquivamento dos documentos e gravação integral da reunião ou assembleia: Os documentos relativos ao conclave e a sua gravação integral deverão ser arquivados na sede da sociedade pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-lo.
  • Assinatura da ata e dos livros societários: A ata da reunião ou assembleia e os livros societários poderão ser assinados, isoladamente, pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes.
  • Boletim de voto à distância – características:
    • Deverá conter: todas as matérias constantes da ordem do dia em linguagem clara e objetiva; orientações sobre o seu envio à sociedade; indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do remetente ou eventual representante; e orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido;
    • A descrição das matérias deverá ser formulada como proposta, indicando o seu autor, de modo que o acionista, sócio ou associado precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se, podendo, ainda, conter a indicação de página eletrônica na qual referida proposta esteja descrita mais detalhadamente ou que contenha documentos a ela inerentes.
  • Boletim de voto à distância – envio, recebimento e eventual retificação ou reenvio
    • Deverá ser disponibilizado pela sociedade em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico;
    • Deverá ser encaminhado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia, e ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave;
    • A sociedade, em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim e eventuais documentos que o acompanhem, deverá comunicar o respectivo recebimento e a sua suficiência para que o voto seja considerado válido, ou a necessidade de retificação ou reenvio, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização;
    • O acionista, sócio ou associado poderá retificar ou reenviar o boletim ou os documentos que o acompanham, desde que com antecedência de 5 (cinco) dias antes da data da realização do ato;
    • O envio de boletim não impede o acionista, sócio ou associado de participar da reunião ou assembleia e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, hipótese em que o boletim enviado será desconsiderado.
  • Registro da ata de reunião ou assembleia:
    • Deverá constar do documento a modalidade de realização da reunião ou assembleia, bem como a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação à distância, conforme o caso;
    • Os membros da mesa deverão assinar a respectiva ata e consolidar, em documento único, a lista de presença;
    •  Se a ata não for elaborada em documento físico, deverá ser assegurado que os membros da mesa a assinem eletronicamente; que a impressão do documento em papel possa ser realizada de forma legível e a qualquer momento; que o presidente ou secretário declarem expressamente terem atendido os requisitos para a realização da reunião ou assembleia, especialmente os previstos na IN 79.
  • Regramento subsidiário: Na hipótese de lacunas ou omissões, aplicam-se às reuniões e assembleias semipresenciais e digitais, subsidiariamente e naquilo que for compatível, as disposições legais e regulamentares relativas às reuniões e assembleias exclusivamente presenciais.

A advogada Letícia Marinhuk, do Setor Societário da Prolik Advogados, destaca que as reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais representam, especialmente neste período de distanciamento social, importantes alternativas para a viabilização da dinâmica societária, todavia, reforça que as disposições da IN 79 não se aplicam às reuniões e assembleias exclusivamente presenciais, que continuam sendo regidas pelas regras e procedimentos dos respectivos tipos societários.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *