Por Bruno Fediuk de Castro.

Em cumprimento às normas estabelecidas no Código Civil, os sócios de limitadas devem se reunir ordinariamente até quatro meses depois do encerramento do exercício social anterior para:

• tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
• deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição dos dividendos; e
• eleger os administradores e membros do Conselho Fiscal, se for o caso.

Além dos atos preparatórios para as assembleias, é necessário observar procedimentos posteriores que são obrigatórios. Depois de realizada tal assembleia, os administradores devem levar a ata, contendo as deliberações tomadas para registro na Junta Comercial, nos 20 dias subsequentes.

É importante destacar que, ainda que não exista uma punição específica em caso da falta de registro da ata, deixar de realizar o arquivamento ou até mesmo o arquivamento fora do prazo pode trazer prejuízos. Isso porque, para os administradores, o registro representa um certificado do cumprimento das atividades, avalizado pelos sócios. Além disso, salvo erro, dolo ou simulação dos dados apresentados na reunião, a aprovação, sem ressalvas, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, exonera de responsabilidade os administradores. Por outro lado, aos sócios, o registro garante publicidade ao ato, o que valida as operações realizadas no último exercício social, em especial as distribuições de lucros e dividendos.

Por essas razões, é salutar que os administradores façam o registro competente da ata dentro do prazo.