A Lei que rege as Sociedades Anônimas (Lei nº 6.404/1976) e, de forma semelhante, o Código Civil (artigo 1.078), determinam que acionistas e sócios de sociedades limitadas e por ações devem se reunir, obrigatoriamente, nos quatro primeiros meses do ano. O conclave tem por objetivo: (i) tomar as contas dos administradores; (ii) deliberar sobre o balanço patrimonial e de resultado econômico; (iii) destinar os resultados da sociedade; e (iv) designar os administradores cujos mandatos estejam encerrados.

Antes de se realizar a Assembleia Geral Ordinária ou a Reunião Anual de Sócios, compete aos administradores da sociedade enviar a todos os acionistas ou sócios, cópia do balanço contábil e das demonstrações financeiras referentes ao último exercício social e demais documentos correlatos, como relatórios da Administração. Assim, eles terão tempo hábil para avaliar tais documentos e deliberar sobre as contas da sociedade durante o encontro anual.

As deliberações deverão ser formalizadas em ata que, após lavrada e assinada, deverá ser transcrita no Livro de Atas de Assembleia da sociedade, bem como arquivada perante a Junta Comercial. No caso das sociedades limitadas, o prazo para arquivamento é de 20 dias subsequentes à reunião, enquanto, nas sociedades anônimas, o prazo é de 30 dias.

A advogada Flávia Lubieska Kischelewski recorda que a realização da Assembleia Geral Ordinária é um evento comum nas sociedades anônimas, mas que muitas sociedades limitadas não cumprem com essa obrigação legal. É importante que os administradores convoquem as reuniões anuais, pois, a legislação estabelece que “a aprovação pelos sócios, sem reservas, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, isenta de responsabilidade os administradores. É uma forma de quitação, que não se pode ignorar”.