Como a LGPD vai impactar o departamento pessoal das empresas

Ana Paula Araujo Leal Cia

Flávia Lubieska Kischelewski

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/2019) entrará em vigor em agosto de 2020 e as empresas deverão atentar-se para o impacto da legislação no departamento de recursos humanos.

A referida legislação busca proteger as informações que identificam ou tornam identificáveis as pessoas físicas, seja em meios físicos ou digitais. Nesse sentido, a lei não faz distinção entre o grande e o pequeno empresário, isso significa que todos terão, obrigatoriamente, que cumprir a legislação.

Igualmente, a lei, também, não trouxe disposições específicas sobre os impactos nas relações de trabalho, no entanto, diante da possibilidade de aplicação de penalidades altíssimas, que podem chegar até 2% do faturamento da empresa por infração, recomenda-se extrema atenção na utilização dos dados pessoais de trabalhadores pelas empresas.

É fato que o empregador sempre foi obrigado a utilizar os dados fornecidos pelo seu colaborador apenas e tão somente com finalidades necessárias para os fins empregatícios, sob pena de responder por eventual indenização por danos materiais e morais.

Nesse sentido, durante toda a relação de trabalho o empregador se utiliza de dados pessoais dos trabalhadores, sendo preciso avaliar qual a chamada base legal adequada para cada operação de tratamento desses dados, pois o consentimento nem sempre será a resposta certa.

Além disso, é preciso prover segurança para resguardar a proteção das informações do empregado e refletir sobre qual, depois de encerrada esta relação, o período de guarda dos dados pessoais dos colaboradores. Esse último é um dos questionamentos que muitas empresas devem estar fazendo.

O empregador será o chamado controlador na relação relativa ao tratamento de dados pessoais. Assim, é sobre o empregador que recairão as responsabilidades pelas atividades que desenvolver e que envolver os dados pessoais de sua equipe. O empregador também terá o ônus da prova relativo à demonstração do consentimento, quando houver esta discussão e a necessidade dessa evidência, por exemplo.

Somados aos dados dos empregados, em inúmeros casos, o empregador tem acesso a dados pessoais dos dependentes destes, seja para planos de saúde, seja para outras finalidades. A responsabilidade do empregador é ainda maior nessas hipóteses, vez que se poderá ter acesso a dados pessoais sensíveis e informações de crianças e adolescentes.

Como lidar com todas essas situações? E o que fazer se for preciso transmitir as informações do empregado a terceiros, como um contador ou um advogado, por exemplo? Por quanto tempo devo manter o meu banco de dados?

A resposta não é uma apenas e cada circunstância deverá ser ponderada à luz da legislação aplicável, que não se limitará à LGPD.

No que concerne os prazos de manutenção, é importante destacar que, excluindo-se situações especiais, o empregador deverá manter, por no mínimo dois anos, após extinto o contrato de trabalho documentos relativos ao pacto laboral. Sendo esse o sentido do artigo 7º, inciso XXIX da Constituição Federal:

Art. 7º São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:

(…)

XXIX – ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho; (…)

Há que se dizer que, mesmo após a decisão judicial transitada em julgado, recomenda-se a guarda de documentos relativos ao vínculo de emprego diante da possibilidade de ingresso de eventual ação rescisória, cujo prazo é de dois anos contados do trânsito em julgado da última decisão proferida no processo, segundo o disposto nos artigos 836 da Consolidação das Leis do Trabalho e 975 do Código de Processo Civil, ressalvados os casos previstos nos parágrafos segundo e terceiro do artigo 975:

Art. 836. É vedado aos órgãos da Justiça do Trabalho conhecer de questões já decididas, excetuados os casos expressamente previstos neste Título e a ação rescisória, que será admitida na forma do disposto no Capítulo IV do Título IX da Lei no 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil, sujeita ao depósito prévio de 20% (vinte por cento) do valor da causa, salvo prova de miserabilidade jurídica do autor.

Art. 975. O direito à rescisão se extingue em 2 (dois) anos contados do trânsito em julgado da última decisão proferida no processo.

  • 1º Prorroga-se até o primeiro dia útil imediatamente subsequente o prazo a que se refere o caput, quando expirar durante férias forenses, recesso, feriados ou em dia em que não houver expediente forense.
  • 2º Se fundada a ação no inciso VII do art. 966, o termo inicial do prazo será a data de descoberta da prova nova, observado o prazo máximo de 5 (cinco) anos, contado do trânsito em julgado da última decisão proferida no processo.
  • 3º Nas hipóteses de simulação ou de colusão das partes, o prazo começa a contar, para o terceiro prejudicado e para o Ministério Público, que não interveio no processo, a partir do momento em que têm ciência da simulação ou da colusão.

Em sendo assim, destaca-se a necessidade de criação de programas internos de proteção de dados, com o suporte de especialistas, a fim de ser implementada a adequação à LGPD e para minimizar os riscos relacionados com a segurança da informação.

Esse programa, como visto, deverá inclusive compreender processos que disponham sobre etapas posteriores ao encerramento da relação de trabalho, sobretudo no que se referir à continuidade da utilização de dados e sobre quais dados pessoais deverão ser mantidos pela empresa.

 

 

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